Privacyverklaring

Wie we zijn

EditorFlow wordt geëxploiteerd door Scucci Projects, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 95910352, vestigingsadres Ruijgenhoeksepolder 50, 3453 NG De Meern, btw-nummer NL867385984B01. In deze verklaring bedoelen we met “we”, “ons” en “EditorFlow” Scucci Projects.

Wat we verzamelen

Je account. Je e-mailadres, bedrijfsnaam en wat je in Instellingen invult: logo, merkkleur, KvK- en btw-nummer, voorkeuren. Je wachtwoord wordt alleen als veilige hash bewaard door onze inlogdienst — niemand bij EditorFlow kan het lezen.

De gegevens van je klanten. Wat je invult om je klantwerk te doen: namen, e-mailadressen, telefoonnummers, bedrijfsgegevens, notities, offertes, contracten (inclusief de naam die als handtekening is getypt, het tijdstip en het IP-adres waarvandaan getekend is), facturen, feedback en tekeningen op je video's, en reviews. Jij bepaalt wat erin komt — voor deze gegevens zijn wij jouw verwerker, zie hieronder.

Bestanden die je uploadt (Pro). Reviewkopieën van je versies en de eindbestanden die je aan klanten levert. We slaan geen ruw materiaal, projectbestanden of archieven op.

Je abonnement. Stripe regelt de betaling van je Pro-plan. Wij bewaren je klant- en abonnementsreferentie bij Stripe en de status van je plan — nooit je kaartgegevens.

Beveiligingsgegevens. IP-adres en browsergegevens in serverlogs. Om misbruik te voorkomen leggen we ook pogingen vast om in te loggen, je aan te melden, een wachtwoord opnieuw in te stellen, een aanvraag te sturen of een inlogcode voor het portaal aan te vragen of in te vullen: het IP-adres, het tijdstip, of het lukte, en bij accounts een eenrichtings-hash van het e-mailadres — twee dagen bewaard. Bij het aanmelden, het opnieuw instellen van een wachtwoord en na herhaalde mislukte inlogpogingen controleert Cloudflare Turnstile signalen uit je browser om mensen van bots te onderscheiden.

Bezoekersstatistieken. Alleen op de openbare pagina's — de homepage, de demo en het aanmelden — telt Vercel Web Analytics bezoeken: welke pagina, waar het bezoek vandaan kwam (de verwijzende site), land, en het soort apparaat en browser. Het plaatst geen cookies en bewaart geen IP-adres; bezoeken worden alleen onderscheiden met een hash die elke dag verandert. Twee klikken in de demo worden op dezelfde manier geteld. Binnen de app, in klantportalen en op aanvraagformulieren wordt niets gemeten.

Google Analytics, alleen als je dat goedvindt. Op diezelfde openbare pagina's vragen we of we Google Analytics mogen gebruiken. Alleen als je kiest voor Accepteren laadt je browser het; het plaatst dan cookies (_ga en _ga_…, tot twee jaar bewaard) en stuurt Google welke pagina's je bekijkt, hoe je hier kwam, je globale locatie, en je apparaat en browser. We gebruiken het alleen om te zien hoe de site gebruikt wordt — de advertentiefuncties staan uit. Google Ireland Ltd. en Google LLC (Verenigde Staten) verwerken deze gegevens; de doorgifte berust op het EU-VS Data Privacy Framework. Kies je Weigeren, dan wordt er niets geladen. Je kunt je keuze altijd wijzigen met “Cookie-instellingen” onderaan de homepage. We gebruiken geen advertentietrackers.

Wat we niet doen

• We verwerken of houden nooit de betalingen van je klanten. Je plakt je eigen betaallink op elke factuur, en het geld gaat rechtstreeks naar jou.
• We verkopen geen gegevens en delen ze met niemand buiten de diensten op deze pagina.
• We mailen je klanten niet uit onszelf — alleen wat jij verstuurt, of wat je zelf hebt aangezet.
• We sturen je geen marketingmail zonder dat je daarmee instemt.

Waarom we het gebruiken

Om de dienst te leveren waarvoor je je aanmeldde — je account, het klantportaal, de mails die het verstuurt en je abonnement (uitvoering van onze overeenkomst met jou). Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, zoals facturen bewaren gedurende de Nederlandse bewaartermijn van 7 jaar. En om de dienst veilig en werkend te houden, zoals het beperken van inlogpogingen en het tegenhouden van bots (ons gerechtvaardigd belang). Google Analytics op de openbare pagina's draait alleen met je toestemming, die je altijd kunt intrekken.

Wie het voor ons verwerkt

We gebruiken deze diensten om EditorFlow te laten draaien, elk onder hun eigen verwerkersvoorwaarden:

• Vercel Inc.

  Hosting en uitleveren van de app; bezoekersstatistieken op de openbare pagina’s

  Serverfuncties in Dublin, Ierland, achter een wereldwijd netwerk. Amerikaans bedrijf.

• Supabase Inc.

  Database, inloggen, en opslag voor logo’s en miniaturen

  Ierland (eu-west-1). Amerikaans bedrijf.

• Cloudflare Inc.

  Reviewkopieën van video’s (Stream), eindbestanden (R2), botbescherming (Turnstile), DNS

  Wereldwijd netwerk. Amerikaans bedrijf.

• Resend Inc.

  Versturen van e-mails uit de app

  Ierland (eu-west-1). Amerikaans bedrijf.

• Stripe Payments Europe Ltd.

  Betaling van het eigen Pro-abonnement van EditorFlow

  Ierland.

Waar een dienst in de Verenigde Staten is gevestigd, berust de doorgifte van persoonsgegevens op het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Verwerker voor de gegevens van je klanten

Voor de gegevens van je klanten ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij je verwerker. De afspraken daarover staan in onze verwerkersovereenkomst, die deel uitmaakt van onze algemene voorwaarden en automatisch geldt — zonder handtekening. Klanten van een editor die hun rechten willen uitoefenen, wenden zich eerst tot die editor; wij helpen de editor met het antwoord.

Hoe lang we het bewaren

• Account- en klantgegevens: zolang je account openstaat, en binnen 30 dagen na het sluiten verwijderd — behalve wat een factuur moet tonen, zie hieronder.
• Facturen: 7 jaar, zoals de Nederlandse belastingwet vereist, ook nadat je je account hebt gesloten. Op een factuur staan twee bedrijven, dus je eigen bedrijfsgegevens en de naam en het adres van de klant aan wie hij is gestuurd blijven die 7 jaar bij de factuur. Diens e-mailadres, telefoonnummer en eventuele notities die je bijhield niet.
• Reviewkopieën van video's: gewist 7 dagen nadat een project is afgerond. Je krijgt daarvoor een mail en kunt het met 30 dagen verlengen. Na een gratis proefperiode zonder abonnement worden reviewkopieën van open projecten 14 dagen na de 30 dagen van de proefperiode gewist, ook dan met eerst een mail.
• Eindbestanden: 90 dagen beschikbaar voor je klant, daarna verwijderd.
• Beveiligingsregistraties van pogingen om in te loggen, je aan te melden, een wachtwoord opnieuw in te stellen, een aanvraag te sturen of een inlogcode voor het portaal aan te vragen of in te vullen, en de inlogcodes zelf (als eenrichtings-hash): 2 dagen.

Cookies

EditorFlow gebruikt alleen strikt noodzakelijke cookies: om je ingelogd te houden, om een link naar een klantportaal toegang te geven tot de gegevens van de juiste klant, om te onthouden dat een apparaat al een inlogcode voor het portaal heeft ingevuld, en om de taal te onthouden die je voor deze pagina's koos. Je keuze voor lichte of donkere modus wordt in je eigen browser bewaard. De botcontrole van Turnstile is een beveiligingsmaatregel, geen tracking, en de bezoekersstatistieken van Vercel op de openbare pagina's werken zonder cookies. Niets hiervan vereist je toestemming. De enige uitzondering is Google Analytics op de openbare pagina's, hierboven beschreven: die cookies worden pas geplaatst nadat je voor Accepteren kiest, en je keuze zelf wordt een jaar onthouden in een eigen cookie (ef_consent).

Je rechten

Onder de AVG kun je een kopie van je persoonsgegevens opvragen, ze laten corrigeren of verwijderen, het gebruik ervan laten beperken of er bezwaar tegen maken, en ze in een overdraagbaar formaat ontvangen.

• Een kopie van je gegevens: mail ons, dan sturen we je klanten, projecten, facturen en de opmerkingen op je versies als één machineleesbaar bestand.
• Je account sluiten: mail ons vanaf het adres van je account. Je krijgt eerst die kopie. Daarna worden je projecten, video, eindbestanden, offertes, contracten, contacten, sjablonen en portaallinks verwijderd, samen met elke klant die je nooit hebt gefactureerd, en wordt het account vergrendeld zodat niemand meer kan inloggen. Wat overblijft is de factuuradministratie die we wettelijk moeten bewaren, en het minimum om die te kunnen lezen: je bedrijfsgegevens, en de naam en het adres van elke klant die je factureerde.
• Iets anders: mail ons, dan reageren we binnen 30 dagen.

Schrijf naar support@editorflow.app. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

Wie welke gegevens mag zien, wordt door de database zelf afgedwongen (row-level security), niet alleen door de interface — een fout op een pagina kan de gegevens van de ene editor of klant niet aan een ander laten zien. Verbindingen zijn versleuteld. Video's en eindbestanden zijn alleen bereikbaar via privélinks die binnen enkele uren verlopen. Inloggen, aanmelden en formulieren zijn begrensd en beschermd tegen bots, en een klantportaal vraagt de eerste keer op een apparaat om een inlogcode die naar het e-mailadres van de klant wordt gestuurd.

Wijzigingen in deze verklaring

Bij een wezenlijke wijziging mailen we je voordat die ingaat. De datum bovenaan deze pagina hoort altijd bij de laatste versie.

Contact

Vragen over deze verklaring of je gegevens: support@editorflow.app, Scucci Projects, Ruijgenhoeksepolder 50, 3453 NG De Meern.